Todos nós já tivemos dias em que concluir nossas tarefas atribuídas parecia fora de alcance. Com o fascínio das mídias sociais, jogos para celular e internet em geral – para não mencionar a agitação constante das pessoas no escritório – é fácil ser vítima de interrupções e distrações.
Então o que nós podemos fazer? Como ser mais produtivo no trabalho? Embora não tenhamos um sistema infalível que elimine completamente distrações e preconceitos, temos 10 regras básicas que você pode aplicar para ajudar a aumentar seus níveis de produtividade. Leia nossas dicas sobre produtividade.
O que significa ser produtivo?
“Como ser mais produtivo?” é uma pergunta antiga que atormenta funcionários e empregadores em todo o mundo. Não importa onde você trabalha e o que faz, todos estão procurando novas maneiras de serem mais eficientes.
Mas o que realmente significa ser eficiente?
Concluir mais tarefas em sua lista ou trabalhar mais horas não significa necessariamente que você é mais produtivo. Significa apenas que você está mais ocupado, e produtividade não deve ser confundida com estar ocupado.
Produtividade significa alcançar resultados eficazes no menor tempo possível, dando-lhe mais tempo para desfrutar livremente.
Trata-se de trabalhar de forma mais inteligente, não mais difícil. Isso significa melhorar os processos, acelerar os fluxos de trabalho e reduzir as oportunidades de interrupção.
A produtividade é melhor alcançada analisando como você trabalha atualmente, identificando gargalos, falhas e obstáculos e, em seguida, encontrando maneiras de melhorar.
10 regras básicas sobre como ser produtivo no trabalho
A multitarefa dá a impressão de que mais tarefas podem ser concluídas durante a multitarefa. No entanto, o oposto é verdadeiro.
Pesquisas mostram que a multitarefa pode diminuir a produtividade e alternar entre tarefas pode levar até 40% do tempo. Isso ocorre porque sua concentração e concentração são constantemente limitadas pela necessidade de alternar entre as tarefas.
Se você tiver muitas tarefas, defina suas prioridades e dê a cada tarefa a quantidade adequada de tempo. Dessa forma, você pode cuidar de assuntos urgentes primeiro e ter tempo suficiente para o resto.
Use a matriz de Eisenhower para priorizar melhor
A Matriz do Eisenhower tem o efeito de dar prioridade às importações da base e importação. Como cofundador da Dairy Free Games, acho isso extremamente galioso. Conseguimos usar uma solução de boa qualidade.
Veja como a matriz se divide:
Urgente e importante: tarefas que você precisa fazer por conta própria agora, ou conversas e decisões que você precisa tomar rapidamente como quarterback.
Não urgente e importante: Projetos que exigem planejamento e estratégia, mas podem sofrer um pequeno atraso. Você ainda precisará marcar um horário para isso e reservar um tempo em seu calendário para trabalhar neles, mas talvez não precise lidar com eles hoje.
Urgente e sem importância: tarefas que precisam ser concluídas, mas precisam ser delegadas a outra pessoa. Pense: arquivos, documentos ou processos que precisam ser atualizados – trabalho que precisa ser feito rapidamente, mas não requer você ou seu melhor engenheiro.
Sem importância e não urgente: ideias que devem ser deixadas de fora da sua lista de tarefas. Ou pelo menos tarefas a serem adiadas até que todos os outros elementos importantes tenham sido verificados. Eles podem ser “bom de ter” – eles não são urgentes ou críticos.
A parte mais importante aqui é decidir quais elementos de ação devem ser executados e quais elementos de ação podem ser delegados. Para muitas pessoas, você sente que todas as coisas urgentes também são importantes e que todas as coisas importantes devem ser feitas por você. Mas com o tempo – usando esta matriz – você perceberá que os diferentes qualificadores são muito urgentes e importantes.
Os líderes mais eficazes são aqueles que conseguem diferenciar os dois e planejar seus dias em torno do que realmente precisam realizar.
Desligar notificações
De acordo com uma pesquisa da Gallup, mais de 50% dos proprietários de smartphones nos EUA admitem verificar seus telefones várias vezes por hora.
Desligar o telefone — ou pelo menos suas notificações — durante o horário comercial é uma ótima maneira de evitar que você verifique seu telefone o tempo todo.
O mesmo se aplica ao seu computador. Se você tiver acesso às mídias sociais em sua área de trabalho, desative as notificações lá.
Outra boa dica é sair de suas contas de mídia social. Então, quando você quiser conferir, pode ficar abalado porque sua página não é tão acessível.
Gerenciar interrupções
Existem distrações inevitáveis no escritório, como seu gerente pedindo uma reunião rápida ou seu colega de trabalho pedindo ajuda. Para resolver esse problema, sua melhor aposta é saber lidar com interrupções como um profissional.
Seja proativo e deixe as pessoas ao seu redor saberem que você precisa se concentrar. Ative seu status como “Ocupado/Indisponível” em seu aplicativo de bate-papo de trabalho.
Se você estiver com um prazo, deixe seus colegas saberem que você precisa se concentrar e realmente quer não ser incomodado agora, ou até mesmo trabalhar em casa, se essa for uma opção viável para você.
Ao antecipar e desenvolver um plano para gerenciá-los, isso minimizará suas chances de ser impactado por interrupções.
Mark Twain disse uma vez:
“Se seu trabalho é comer sapos, de preferência logo pela manhã. Se seu trabalho é comer dois sapos, coma o maior primeiro.
Basicamente, isso significa que você deve concluir as tarefas maiores e mais urgentes primeiro.
Todos nós temos tarefas grandes e importantes que não queremos fazer, mas sabemos que temos que fazer porque se não fizermos, haverá as maiores consequências.
Comer sapos é uma técnica de produtividade que incentiva você a concluir as tarefas mais importantes e menos populares primeiro. Concluir esta tarefa específica antes de qualquer outra coisa lhe dará uma enorme sensação de realização. Isso funciona bem para o resto do dia e motiva você a buscar seriamente outras tarefas.
Reduza as reuniões
As reuniões podem consumir muito tempo, e esse tempo pode ser usado para fazer algo útil.
Você tem que esperar que todos cheguem. Após a saudação, você pode finalmente ficar preso nela. Às vezes, pode levar uma hora inteira para corrigir um problema.
plano alternativo? Não agende reuniões de forma alguma. Você ficaria surpreso com quantas coisas podem ser resolvidas por e-mail ou por um telefonema rápido.
Mas isso não significa que você deve cancelar totalmente a reunião. Em alguns casos, discussões e negociações presenciais ainda são necessárias. Certifique-se de pesar suas opções primeiro.
Se for apenas compartilhamento de informações, o e-mail é melhor; mas se for necessário um brainstorming ou discussões aprofundadas, as reuniões presenciais são melhores.
Utilizar ferramentas
Ter as ferramentas certas é crucial porque os recursos que você realmente tem são tão bons quanto os recursos que você tem. Você não apenas pode concluir as tarefas da maneira mais eficiente possível, mas também simplificar o processo. Esses processos são essenciais para as empresas porque gerenciam tarefas, mantêm os funcionários conectados e armazenam dados importantes.
Se você é um gerente ou proprietário de uma empresa, certifique-se de que sua equipe tenha as ferramentas certas.
Se você é um funcionário e acha que as ferramentas que tem que usar atualmente são precárias, informe seu gerente. Grandes líderes de equipe entendem a importância de ter as ferramentas certas e como isso afeta a produtividade dos funcionários.
Descomplicar e Organizar
Um espaço de trabalho desordenado pode limitar sua capacidade de foco. Segundo os pesquisadores, a desordem física pode afetar negativamente sua capacidade de se concentrar e absorver informações, e é por isso que é importante manter seu ambiente de trabalho organizado e organizado.
Certifique-se de ter seu próprio sistema organizacional para saber o que fazer quando a papelada começar a se acumular.
Ser organizado também garante que você saiba onde encontrar os artigos de papelaria, ferramentas ou documentos certos quando precisar deles. Um estudo americano mostra que o trabalhador médio pode passar até uma semana por ano procurando itens perdidos.
Faça pausas
Pausas regulares são essenciais para se manter produtivo. A computação pode levar a um estilo de vida sedentário que aumenta o risco de doenças cardíacas, diabetes e obesidade. Mesmo uma micro pausa de 30 segundos pode aumentar sua produtividade em até 30%.
Além da saúde física, o descanso também é importante para a saúde mental e emocional. Isso ocorre porque seu cérebro é como um músculo, quanto mais funciona, mais se desgasta.
Fazer pausas pode evitar que você tome decisões cansadas. Também pode ajudar a aumentar sua criatividade.
Beber água
Sabemos que devemos, mas é fácil esquecer de beber bastante água durante o dia de trabalho.
Muitos de nós recorrem ao chá ou café para reduzir os níveis de cafeína. No entanto, assim como as pausas, beber água é essencial para manter um nível adequado de produtividade no trabalho. É simples e eficaz.
Água insuficiente pode levar à desidratação, bem como dores de cabeça, fadiga e ganho de peso.
Uma ótima maneira de evitar a desidratação é manter uma garrafa de água em sua mesa como um lembrete para beber com frequência.
Se você achar a água um pouco sem graça, adicione algumas frutas, como pepino ou limão, para obter um sabor melhor.
As 9 regras essenciais anteriores para a produtividade não são suficientes. Você e a empresa em que trabalha podem ter outras dicas de como aumentar e manter sua produtividade.
Afinal, é algo que pode ser visto de forma diferente dependendo do seu trabalho específico e ambiente de trabalho.
Dito isso, porém, os 9 Princípios Fundamentais servem como uma boa base para quem é interrompido e distraído e procura maneiras de superá-los.
Uma boa dica a ter em mente é que a mudança não acontece da noite para o dia. Comece pequeno e seja consistente. Se você escorregar, apenas aspire e tente novamente.
O hábito se desenvolve gradualmente, então, à medida que você o segue, logo começará a notar as mudanças que faz e, finalmente, desfrutará dos frutos do seu trabalho.
